Gids · Compliance & Audit
Hoe lang moet u bewijs
van aflevering bewaren?
Beantwoord.
Bewaarvereisten voor Nederlandse en Belgische logistieke operaties, wat een leveringsrecord auditklaar maakt, en hoe u een compliant archief opbouwt zonder complexiteit toe te voegen.
Bewaarvereisten voor logistieke bedrijven
Nederland (Belastingdienst). De Nederlandse belastingwetgeving (Wet op de omzetbelasting en Algemene wet inzake rijksbelastingen) vereist dat financiële en commerciële records — inclusief leveringsdocumentatie gebruikt als basis voor facturatie — 7 jaar worden bewaard. Records moeten toegankelijk en leesbaar zijn voor belastinginspectie.
België. De Belgische vereisten voor commerciële administratie (Wetboek van vennootschappen en verenigingen) vereisen 7-jarige bewaring voor boekhoudkundige documenten. BTW-gerelateerde records, inclusief die welke de levering van diensten documenteren, moeten toegankelijk zijn voor inspectie door de Belgische belastingautoriteit.
CMR-Conventie. Voor grensoverschrijdend wegtransport onder de CMR-Conventie moeten vorderingen binnen 1 jaar worden ingediend (3 jaar voor frauduleuze handelingen). Hoewel dit korter is dan de nationale bewaarvereisten, is beste praktijk om CMR-records te bewaren voor de volledige commerciële bewaartermijn van 7 jaar.
- 7-jarige bewaring vereist in NL en BE
- Records moeten toegankelijk en leesbaar zijn
- Digitale records worden aanvaard als ze voldoen aan integriteitsvereisten
- CMR 1-jarig claimvenster; 3-jarig fraudevenster
- EU-AVG is van toepassing op persoonsgegevens in leveringsrecords
- Datalocatie: EU-gehost voor AVG-naleving
7-jaar EU-archief — inbegrepen
Elk Podfy-record wordt opgeslagen in EU-WEUR met volledige auditexportmogelijkheid.
AVG en datalocatie
Leveringsdocumenten bevatten vaak persoonsgegevens: namen van chauffeurs, kentekens, GPS-locaties gekoppeld aan individuen en contactgegevens van klanten. Onder de AVG moeten deze gegevens worden verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de Verordening — en voor organisaties onderworpen aan Nederlands of Belgisch recht, is opslag binnen de EU sterk aanbevolen.
Alle via Podfy opgeslagen gegevens worden verwerkt in Cloudflare's EU-WEUR (West-Europa) regio. Er verlaat geen data de EU-grenzen. Dit voldoet aan de Nederlandse en Belgische AVG-datalocatieverwachtingen zonder dat een aanvullend juridisch instrument (Standaard Contractuele Bepalingen) vereist is.
Voor inkoop- en nalevingsdoeleinden verstrekt Podfy een Verwerkersovereenkomst (VOK). Dit is vereist als u persoonsgegevens van EU-inwoners verwerkt namens een verwerkingsverantwoordelijke — bijvoorbeeld als u een 3PL bent die leveringsrecords verwerkt namens verladerklanten.
Wat een leveringsrecord auditklaar maakt
Element 01
Het document
Een leesbare kopie van de ondertekende CMR, afleveringsbon of foto-bewijs. Moet op verzoek opvraagbaar zijn. Podfy bewaart het originele geüploade bestand, niet een herverwerkte versie.
Element 02
Tijdstempel en GPS
De exacte tijd van aflevering en de GPS-coördinaten, vastgelegd op het moment van upload. Deze stellen vast dat het document werd aangemaakt op het afleveringspunt op een specifiek tijdstip — niet achteraf gefabriceerd.
Element 03
Referentiekoppeling
Het record moet koppelbaar zijn aan de factuur en inkooporder. Een consistent referentiesysteem (PO-nummer, zending-ID of CMR-nummer) in de upload betekent dat elk record kan worden opgediept via de identifier die uw financieel team gebruikt.
Veelgestelde vragen
7 jaar in beide jurisdicties voor commerciële en financiële records. CMR-documenten voor grensoverschrijdende vracht hebben een claimvenster van 1 jaar maar beste praktijk is te bewaren voor de volledige periode van 7 jaar. De 7-jaararchief optie van Podfy dekt beide vereisten.
Ja. Alle gegevens worden opgeslagen in Cloudflare's EU-WEUR (West-Europa) regio. Er verlaat geen data de EU. Een Verwerkersovereenkomst is beschikbaar voor organisaties met formele AVG-nalevingsvereisten.
Een auditklaar record bevat: het document zelf (ondertekende CMR of afleveringsbon), een tijdstempel, GPS-coördinaten die locatie bevestigen, en een referentie die het koppelt aan de factuur of inkooporder. Alle vier worden automatisch vastgelegd in elke Podfy-indiening.
Ja. Leveringsrecords kunnen als PDF's worden geëxporteerd vanuit het portal, individueel of in bulk per datumbereik of referentieprefix. Dit is typisch wat Belastingdienst- of Belgische belastingautoriteitsinspecties vereisen.
Over het algemeen ja voor commerciële geschillen. GPS-gestempelde, tijdgestempelde digitale records gecreëerd door een derde systeem worden als betrouwbaar bewijs beschouwd in Nederlandse en Belgische commerciële procedures. Ze vormen een aanvulling op, en vervangen in de praktijk vaak, papieren CMR-originelen bij geschiloplossing.
Dit betreft
Voor wie dit relevant is
Onderdeel van de Podfy-gidsenreeks → Wat is bewijs van aflevering?
Volg hoe Podfy evolueert
Ontvang release-notities per e-mail wanneer nieuwe functies worden uitgerold.
Auditklaar vanaf dag één.
Geen archiefkasten.
Demo van 15 minuten. We tonen u het portal, de exportfunctie en het VOK-proces.