Oplossing · Facilitair & Vastgoed
Geen papier meer.
Leveringsrecords
in de cloud.
Facilitaire teams elimineren papieren vrachtbrieven en archiefkasten. Elke levering — van bouwmaterialen tot kantoorapparatuur — digitaal vastgelegd met GPS en tijdstempel bij overdracht.
Het documentatieprobleem bij facilitaire leveringen
Facilitaire teams ontvangen grote hoeveelheden leveringen — onderhoudsmaterialen, apparatuur, verbruiksartikelen, aannemersmaterialen — vaak verspreid over meerdere gebouwen of locaties. Papieren vrachtbrieven stapelen zich op in lades, raken zoek en worden onbeheersbaar wanneer een leveranciersvraag of verzekeringsclaim documentatie van zes maanden geleden vereist.
Digitale vastlegging bij levering lost het terugvindprobleem op. Een GPS-gestempelde foto bij elke overdracht creëert een doorzoekbaar archief dat elk gemachtigd teamlid kan raadplegen — per leverancier, leveringsdatum, gebouwreferentie of inkooporder — zonder zoeken in mappen of handmatig scannen.
Podfy vereist geen app-installatie voor leveringspersoneel en geen systeemintegratie voor inkoopteams. De link wordt meegestuurd met de leveringsinstructie; het record verschijnt in het portal. Papieren notities worden optionele bevestiging in plaats van het primaire record.
- Geen papieren archivering — alle records digitaal en doorzoekbaar
- Elke levering terugvinden per leverancier, datum of referentie
- GPS bevestigt levering aan het juiste gebouw of zone
- Toestand bij overdracht gedocumenteerd — beschermt tegen schadeclaims
- Geen app — werkt voor elke bezorgchauffeur
- 7-jaar EU-archief voor facilitaire nalevingsdocumenten
Elke levering in seconden terugvinden
Doorzoekbaar per leverancier, datum, gebouw of PO. Geen archiefkasten nodig.
Hoe facilitaire teams Podfy gebruiken
Toepassingscase 01
Multi-gebouw archief
Leveringen aan verschillende gebouwen of zones allemaal vastgelegd in één portal, georganiseerd per gebouwreferentie. Faciliteitenbeheerder ziet alles; individuele gebouwen zien alleen hun eigen records.
Toepassingscase 02
Leveranciersvraagbeslechting
Wanneer een leverancier een levering in twijfel trekt — "is dit ontvangen?" — staat het antwoord in het portal: foto, GPS, tijdstempel, gekoppeld aan het PO. Oplossing binnen minuten.
Toepassingscase 03
Verzekering en naleving
Schade bij overdracht gedocumenteerd op het moment van ontdekking. GPS-gestempelde foto voorkomt retroactieve claims. Export records voor verzekering of facilitaire auditvereisten.
Elke levering.
Direct terugvindbaar.
Demo van 15 minuten met uw gebouwreferenties en leveranciersopzet.