Guide · Conformité & Audit
Combien de temps conserver
vos preuves de livraison ?
La réponse.
Durées de conservation pour les opérations logistiques belges et françaises, ce qui rend un enregistrement de livraison prêt pour l'audit, et comment constituer une archive conforme sans complexité supplémentaire.
Durées de conservation pour les entreprises logistiques
Belgique. La législation commerciale belge (Code de droit économique et Code des sociétés et des associations) exige une conservation de 7 ans pour les documents comptables. Les pièces relatives à la TVA, y compris celles documentant des prestations de services, doivent être accessibles pour contrôle par l'administration fiscale belge.
France. Le Code de commerce français impose une conservation de 10 ans pour les documents comptables et de 5 ans minimum pour les documents commerciaux. En pratique, une conservation de 7 ans est recommandée pour couvrir à la fois les obligations fiscales et commerciales.
Convention CMR. Pour le transport routier international de marchandises régi par la Convention CMR, les réclamations doivent être formulées dans un délai d'un an (3 ans pour les actes frauduleux). Bien que ce délai soit inférieur aux obligations de conservation nationales, la bonne pratique consiste à conserver les documents CMR pendant toute la durée de conservation commerciale de 7 ans.
- Conservation de 7 ans requise en Belgique et en France
- Les documents doivent être accessibles et lisibles
- Les documents numériques sont acceptés s'ils répondent aux exigences d'intégrité
- CMR : délai de réclamation de 1 an ; 3 ans pour fraude
- Le RGPD de l'UE s'applique aux données personnelles dans les documents de livraison
- Résidence des données : hébergement UE pour la conformité RGPD
Archive UE 7 ans — incluse
Chaque enregistrement Podfy est stocké en EU-WEUR avec export d'audit complet.
RGPD et résidence des données
Les documents de livraison contiennent souvent des données personnelles : noms des chauffeurs, plaques d'immatriculation, coordonnées GPS liées à des individus, et coordonnées des clients. En vertu du RGPD, ces données doivent être traitées et stockées conformément au Règlement — et pour les organisations soumises au droit belge ou français, un stockage au sein de l'UE est fortement recommandé.
Toutes les données stockées via Podfy sont traitées dans la région EU-WEUR (Europe de l'Ouest) de Cloudflare. Aucune donnée ne franchit les frontières de l'UE. Cela satisfait aux attentes belges et françaises en matière de résidence des données RGPD sans nécessiter d'instrument juridique complémentaire (clauses contractuelles types).
À des fins d'approvisionnement et de conformité, Podfy fournit un Accord de traitement des données (DPA). Cela est requis si vous traitez des données personnelles de résidents de l'UE pour le compte d'un responsable du traitement — par exemple, si vous êtes un prestataire logistique (3PL) traitant des preuves de livraison pour le compte de clients expéditeurs.
Ce qui rend un enregistrement de livraison prêt pour l'audit
Élément 01
Le document
Une copie lisible du CMR signé, du bon de livraison, ou d'une photo probante. Doit être récupérable à la demande. Podfy stocke le fichier original téléchargé, et non une version retraitée.
Élément 02
Horodatage et GPS
L'heure exacte de livraison et les coordonnées GPS, capturés au moment du téléchargement. Ils établissent que le document a été créé au point de livraison à un moment précis — et non fabriqué après coup.
Élément 03
Lien avec la référence
L'enregistrement doit pouvoir être relié à la facture et au bon de commande. Un système de référence cohérent (numéro de BC, identifiant d'expédition ou numéro CMR) lors du téléchargement permet à votre équipe financière de retrouver chaque enregistrement par l'identifiant qu'elle utilise.
Questions fréquentes
7 ans dans les deux pays pour les documents commerciaux et financiers. Les documents CMR pour le fret transfrontalier ont un délai de réclamation d'un an, mais la bonne pratique est de les conserver pendant toute la durée de 7 ans. L'option d'archivage 7 ans de Podfy couvre les deux exigences.
Oui. Toutes les données sont stockées dans la région EU-WEUR (Europe de l'Ouest) de Cloudflare. Aucune donnée ne quitte l'UE. Un Accord de traitement des données est disponible pour les organisations ayant des exigences formelles de conformité RGPD.
Un enregistrement prêt pour l'audit comprend : le document lui-même (CMR signé ou bon de livraison), un horodatage, des coordonnées GPS confirmant le lieu, et une référence le reliant à la facture ou au bon de commande. Ces quatre éléments sont capturés automatiquement dans chaque soumission Podfy.
Oui. Les enregistrements de livraison peuvent être exportés en PDF depuis le portail, individuellement ou en masse par plage de dates ou préfixe de référence. C'est ce que demandent généralement l'administration fiscale belge ou française lors des contrôles.
En général oui pour les litiges commerciaux. Les enregistrements numériques horodatés GPS créés par un système tiers sont considérés comme des preuves fiables dans les procédures commerciales belges et françaises. Ils complètent, et remplacent souvent, les originaux papier CMR dans le règlement des litiges.
Fait partie de la série de guides Podfy → Qu'est-ce qu'une preuve de livraison ?
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